Zašto PMO propada kada postane administracija umesto upravljanja

Mnoge organizacije uspostavljaju PMO kada projekti postanu previše kompleksni za neformalno upravljanje. Ali prečesto, PMO postaje kancelarija za izveštavanje: prikuplja ažuriranja, priprema slajdove i deli zapisnike. To je korisno, ali nije dovoljno.

Pravi PMO stvara kontrolu. Kontrola znači da je obim vidljiv, da su odgovornosti jasne, rokovi realni, rizici poznati, odluke dokumentovane i da rukovodstvo dobija informaciju dovoljno rano da reaguje.

PMO treba da odgovori na šest pitanja u svakom ciklusu izveštavanja: šta pokušavamo da isporučimo, ko je vlasnik svake odluke, šta kasni ili je blokirano, koje zavisnosti mogu uticati na realizaciju, koje odluke su potrebne od rukovodstva i šta se promenilo od prošlog ciklusa.

Kada PMO odgovori na ovih šest pitanja, rukovodstvo prestaje da bude iznenađeno. Kada to ne uradi, organizacija otkriva probleme prekasno — obično na upravnom odboru, kada više nema vremena za reakciju.

Lek nije više izveštavanja. Lek su oštrija pitanja, brža eskalacija, manji broj boljih artefakata i ritam kontrole koji čini probleme vidljivim dok još ima vremena da se reše.